様々な回答形式の設問を設定し、届出書や連絡票など回収が必要な書類の作成、発行が可能です。
作成、発行方法は以下をご確認ください。
＜作成方法＞
1. apseedsポータル管理画面へログインする。
2. ［Web書類回収］をクリックする。
3. ［書類管理］をクリックする。
4. ［新規作成］をクリックする。
※［新規作成］の表示は、ご利用の権限に応じて制限されている場合があります。
5. 設定項目を入力する。
※テンプレートをご利用の場合、［テンプレート挿入］よりテンプレートを選択してください。
6. スタッフ入力フォームを入力し、［登録する］をクリックする。
7. 即時発行する場合は［公開する］、公開開始予約を設定する場合は［公開予約］をクリックする。
8. 「書類を公開（予約）してよろしいですか？」と表示されるため、［OK］をクリックする。
＜設定項目＞
| カテゴリー | カテゴリーが選択できます。 |
| 書類名（必須） | 発行する書類の名称を設定してください。（※200文字まで） |
| 書類メモ | 管理者同士の情報共有などでご利用ください。 ※スタッフには表示されません。 |
| 発行対象（必須） | 発行対象のスタッフを選択してください。 全員 ：全てのスタッフ エリア：指定したエリアのスタッフ 所属 ：指定した所属のスタッフ |
| 表示対象とするアプリ利用状況（必須） | 表示対象とするアプリ利用状況を選択してください。 |
| 書類の発行タイミング（必須） | 書類を発行する対象スタッフを制限することが可能です。 |
| 発行タイプ（必須） | ［記述式(添付可能)］を選択してください。 |
| 回答の閲覧権限 | 回答の閲覧が可能な権限を制限したい場合は、［設定する］にチェックし、プルダウンより選択してください。 |
| 提出時に自動再発行する機能 | スタッフに制限なく回答をさせたい場合、［利用する］にチェックしてください。 |
| 銀行口座を回収する機能 | ［利用する］にチェックした場合、スタッフ画面にて書類の回答を行う前に銀行口座情報を登録する画面が表示されます。 ※1つの書類につき、入力できる口座情報は1件のみです。 ※この設定を利用する場合は、スタッフ入力フォームにて銀行口座情報の入力用項目（回答欄）を作成する必要はありません。 |
| 提出期限 | 書類の提出期限を設定する場合は、［設定する］にチェックしてください。 ※スタッフごとの書類発行日から○日後という設定が可能です。（発行日を含めない。） |
| 未提出スタッフへのポップアップ通知 ※提出期限を設定した場合 |
未回答スタッフへお知らせを表示する場合は、［設定する］にチェックしてください。 ［選択してください］より、いつから表示させるか選択してください。 |
| 未提出スタッフへの自動メッセージ通知 ※提出期限を設定した場合 |
未回答スタッフへメッセージを通知する場合は、［設定する］にチェックしてください。 ［選択してください］より、いつから通知するか選択してください。 ※通知メッセージは正午12:00の1回のみ、メッセージの内容は固定です。 |
| 新着提出通知メール |
［利用する］にチェックした場合、スタッフが書類を提出した際に、指定した宛先に通知が行われます。 指定方法は以下の通りです。 ※［受信設定済みの管理者へ配信する］は【個人アカウント設定】にて［【web書類回収】 新着提出通知メール受信設定］を［受信する］に設定した管理者に通知されます。 |
| 公開時メッセージ通知 | ［利用する］にチェックした場合、書類が発行されたタイミングで対象スタッフ全員へメッセージで通知が行われます。 ※メッセージの内容は固定です。 |
| 公開開始予約日時 | 書類の発行開始日時の予約が可能です。 |
| 公開終了予約日時 | 書類の発行（スタッフへの公開）を終了する日時の予約が可能です。 ［設定する］にチェックし、右側のブランクのボックスをクリックして日時を設定してください。 |
| 新規発行停止日時 | 書類を公開中のまま、新規発行を停止する日時の予約が可能です。 ［設定する］にチェックし、右側のブランクのボックスをクリックして日時を設定してください。 |
| 書類内容 | スタッフが書類を開く前に表示されます。 書類の説明や回答方法・注意事項などの案内を記載することが可能です。 |
| 添付データ1～3 | 1つの書類につき3つまでデータの添付が可能です。 ファイル拡張子は、jpeg、jpg、png、pdfのみ対応しています。 |
＜参考＞
・書類カテゴリーについて
・書類の発行タイミングとは？
・書類テンプレートについて
・スタッフ入力フォームの設定
・書類の作成権限について